20 октября 2016 года в Невском районе Санкт-Петербурга прошел семинар «Электронный журнал в школе: проблемы и реализация».
На семинаре были рассмотрены различные аспекты работы с электронным журналом в школах Невского района Санкт-Петербурга, отказавшихся от ведения бумажного журнала.
ГБОУ школы № 497 Невского района Санкт-Петербурга представляет доклад заместителя директора школы по УВР (ШИС) Иванова А.Илад
Нормативные аспекты учета успеваемости в электронном виде
Закон «Об образовании» от 29.12.2012 ФЗ 273 (в ред. Федерального закона от 27.05.2014 N 135-ФЗ) в статье 28 “Компетенция, права, обязанности и ответственность образовательной организации” определяет:
3. К компетенции образовательной организации в установленной сфере деятельности относятся:
11) индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений обучающихся, а также хранение в архивах информации об этих результатах и поощрениях на бумажных и (или) электронных носителях;
Следовательно, школа вправе решать каким способом осуществлять указанный учет:
- на бумажных носителях;
- на электронных носителях;
- на бумажных и электронных носителях.
Электронный журнал — это способ индивидуального учета успеваемости обучающихся в электронной форме, результаты которого должны храниться на бумажных и (или) электронных носителях.
Вне зависимости от способов и форм указанный учет должен соответствовать всем действующим нормативным актам.
- Нормативные акты ведения бумажного журнала
- Закон “Об образовании» от 29.12.2012 ФЗ 273 (в ред. Федерального закона от 27.05.2014 N 135-ФЗ).
- Приказ Министерства просвещения СССР от 27 декабря 1974 года N 167 «Об утверждении Инструкции о ведении школьной документации» (отменен приказом Минобрнауки России от 29 ноября 2013 года N 1296 (п.14 Приложения №1).
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (отменен приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 в связи с выходом нового перечня, в котором уже нет классного журнала, так как МинОбр не представило сведений для включения).
- Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных организациях ( Письмо МинОбр от 20 декабря 2000 года N 03-51/64). Разработаны на основании вышеуказанного отмененного перечня, но не потерявшие свою актуальность.
- Нормативные акты, регламентирующие ведение “Электронного журнала”
- Закон “Об образовании» от 29.12.2012 ФЗ 273 (в ред. Федерального закона от 27.05.2014 N 135-ФЗ).
- Письмо Министерства Образования и науки РФ от 15.12.2012 №АП-147/07 «О методических рекомендациях по внедрению систем ведения журналов успеваемости в электронном виде».
- Письмо Министерства Образования и науки РФ от 21.10.2014 №АК-3358/08 «Об уточнениях в методические рекомендации по внедрению систем ведения журналов успеваемости в электронном виде”.
- Нормативные акты, регламентирующие отказ от бумажного журнала
В настоящее время нормативная база электронных журналов не обеспечивает решения всех задач по предоставлению необходимой информации при проверках деятельности образовательных учреждений или предоставлении необходимой информации в органы управления образованием. К таким проблемным ситуациям можно отнести:
- Требования распечатки классных журналов
Само понятие “распечатка” классного журнала возникло только в связи внедрением в образовательную деятельность электронных журналов. Поэтому не стоит искать нормативные акты, регламентирующие именно этот процесс.
Министерство образования и науки РФ в своем инструктивном письме от 15 февраля 2012 года N АП-147/07 “О методических рекомендациях по внедрению систем ведения журналов успеваемости в электронном виде” констатировала:
“Нормативная база ведения электронного документооборота не обеспечивает решения всех задач, принятых для документооборота в бумажной форме. В связи с этим в ряде случаев возникает необходимость вывода информации в электронном виде на бумажный носитель.Учитывая изложенное, Минобрнауки России полагает целесообразным рекомендовать органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющим управление в сфере образования, в переходный период развития электронного документооборота оказать помощь образовательным учреждениям в разработке локальных нормативных актов, в том числе минимизирующих необходимость перевода информации из «электронного журнала» в бумажный вид в зависимости от используемых в ОУ информационных систем учета, а также определяющих требования к форме документов на бумажном носителе, когда они необходимы.»Комитет образования Санкт-Петербурга в своих методических рекомендациях (Инструктивно-методическое письмо Комитета по образования Санкт-Петербурга от 01.06.2016 №03-20-1948/16-0-0 «О переходе на электронный (безбумажный) вариант учета успеваемости в государственных образовательных учреждениях Санкт-Петербурга») указал:
п.4.1. При необходимости использовать данные электронного журнала в качестве печатного документа информация распечатывается и заверяется в порядке, установленном локальным актом.
п.4.3. Сводные ведомости итоговой успеваемости распечатываются, прошиваются, подписываются руководителем образовательной организации и заверяются печатью. - Хранение в архивах информации о результатах освоения обучающимися образовательных программ
Нормативные акты архивного хранения:- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (отменен приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 в связи с выходом нового перечня, в котором уже нет классного журнала, так как МинОбр не представило сведений для включения) регламентировал (Пункт 605.) хранить классные журналы 5 лет. Изъятые из классных журналов сводные ведомости успеваемости — не менее 25 лет.
- Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных организациях ( Письмо МинОбр от 20 декабря 2000 года N 03-51/64) дублируют (Пункт 02.09) срок хранения 5 лет для классных журналов и 25 лет для изъятых из классных журналов сводных ведомостей успеваемости и перевода учащихся данного класса.
- Рекомендации Комитета образования Санкт-Петербурга (Письмо Комитета по образования Санкт-Петербурга от 01.06.2016 №03-20-1948/16-0-0) определяют, что хранить необходимо электронные копии журнала и распечатки сводных данных успеваемости и перевода обучающихся:
Пункт 4.2. Электронные копии электронного журнала формируются в конце каждой четверти ( триместра, полугодия) и хранятся в архиве на двух носителях (минимум) в течение 5 лет.
Пункт 4.4. Согласно примерной номенклатуре дел сформированные сводные данные успеваемости и перевода обучающихся хранятся не менее 75 лет.
- Выполнение требований закона “О персональных данных”.
В связи с введением закона “О персональных данных” (Федеральный закон РФ «О персональных данных»27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 23.07.2013)) процесс учета и хранения персональных данных учащихся о результатах освоения образовательных программ должен соответствовать определенным требованиям. Кроме того, с учетом предоставления услуги об этом процессе в электронном виде, этим требованиям должны соответствовать процессы учета и хранения персональных данных родителей ( законных представителей)- Уведомление об обработке персональных данных
Подпункт 2, пункт 2, статья 22 закона “О персональных данных” определяет, что школа вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа обработку персональных данных, полученных в связи с заключением договора при приеме обучающихся в школу, если они используются школой исключительно для выполнения указанного договора и не распространяются или передаются третьим лицам. - Согласие на обработку персональных данных
Если родители (законные представители) сдали персональные данные ребенка в школу в рамках приемных мероприятий, то по факту согласились с обработкой его персональных данных для целей обучения. В этом случае согласие на обработку персональных данных в том числе с помощью автоматизированных информационных систем (АИС), таких как “Электронный журнал”, не требуется.
Но это допустимо только в том случае, если АИС установлена на компьютерах школы. Если же АИС находятся на компьютерах сторонней организации или предполагается передавать персональные данные по сети Интернет для обеспечения информирования родителей — такое разрешение необходимо. - Выполнение требований защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах
Школе необходимо установить тип угроз для информационной системы “Электронного дневника” в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»- Если школа имеет лицензии на операционную систему и лицензию на программу, обеспечивающую работу “Электронного журнала”, то для таких информационных систем актуальны угрозы 3-го типа.
- В зависимости от тип угроз и типа обрабатываемых персональных данных школа должна обеспечить мероприятия одного из 4-х уровней защищенности. Если школа не обрабатывает биометрические данные и данные о здоровье обучающихся, то необходимо выполнять мероприятия 4-го уровня защищенности.
К таким мероприятиям относятся:
а) организация режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещена информационная система, препятствующего возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
б) обеспечение сохранности носителей персональных данных;
в) утверждение документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;
г) использование средств защиты информации, прошедших процедуру оценки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз.
- Уведомление об обработке персональных данных